DAT IS EEN FLINKE VERANDERING?

Dat is het zeker. De IND wil haar huidige ICT-systeem graag vervangen, maar alleen een nieuw systeem bouwen zou een gemiste kans zijn. Daarom kijken we ook kritisch naar het proces zelf. Waar kunnen we stappen slimmer inrichten? Welke informatie heeft een medewerker op welk moment nodig? En hoe kunnen we ervoor zorgen dat het systeem de medewerker beter ondersteunt bij het behandelen van een asielaanvraag?

Daar komt bij dat het Europese migratiepact op 12 juni 2026 in werking is getreden. Dit heeft geleid tot veranderingen in de Europese en Nederlandse asielprocedure. Een deel daarvan moest op korte termijn worden verwerkt in de bestaande werkwijze en systemen. Tegelijkertijd werken we verder aan het toekomstbeeld: hoe willen we het proces inrichten als we niet langer gebonden zijn aan de beperkingen van het huidige systeem?

WAT DOE JIJ DAN PRECIES?

Ik houd mij bezig met het analyseren en opnieuw ontwerpen van het proces voor het behandelen van een asielaanvraag. Ik spreek met medewerkers en inhoudelijk deskundigen, analyseer wet- en regelgeving en werk de verschillende processtappen uit. Daarbij probeer ik steeds de vraag te beantwoorden: wat moet er gebeuren, waarom moet dat gebeuren en welke informatie is daarvoor nodig?

Vervolgens vertaal ik dit naar requirements voor het nieuwe ICT-systeem. Die requirements gebruik ik onder andere als input voor gegevensmodelleurs, informatieanalisten en ontwikkelaars. Daarmee ben ik een schakel tussen de mensen die bepalen wat de IND moet doen, de mensen die weten hoe het werk in de praktijk wordt uitgevoerd en de mensen die het nieuwe systeem bouwen.

VAN WET NAAR LOKET

Een van de interessante aspecten van mijn opdracht is de vertaling van wet- en regelgeving naar de dagelijkse praktijk. De regels voor asiel zijn complex en komen voort uit zowel Nederlandse als Europese wetgeving. Uiteindelijk moet een medewerker van de IND daar in een concrete zaak mee kunnen werken.

Dat betekent dat ik bijvoorbeeld niet alleen kijk naar wat er juridisch moet gebeuren, maar ook naar hoe je dat vervolgens in een proces en een ICT-systeem ondersteunt. Welke informatie moet beschikbaar zijn? Welke beslissing moet op welk moment worden genomen? Welke vervolgstap volgt daaruit? En welke gegevens moeten daarvoor worden vastgelegd?

Dat noemen we binnen het traject van wet naar loket: zorgen dat wat juridisch is bepaald uiteindelijk ook op een goede manier in de uitvoering terechtkomt.

EEN NIEUW PROCES ÉN EEN NIEUW SYSTEEM

Het bijzondere aan deze opdracht vind ik dat we het proces en het ICT-systeem tegelijkertijd vernieuwen. Normaal gesproken ben je vaak óf bezig met het verbeteren van een proces óf met het ontwikkelen van een systeem. Hier kunnen we de twee juist bij elkaar brengen.

Dat levert ook interessante vraagstukken op. We werken bijvoorbeeld met een nieuwe architectuur (Event-Driven) en een nieuwe manier van ontwikkelen. Tegelijkertijd moeten we rekening houden met bestaande processen, systemen en afspraken. En het proces voor asiel staat natuurlijk niet op zichzelf. Er zijn afhankelijkheden met andere onderdelen van de IND en met organisaties zoals het COA en de Dienst Terugkeer en Vertrek.

Als business analist probeer ik al die puzzelstukjes bij elkaar te brengen. Niet door alle belangen hetzelfde te maken, maar door ze inzichtelijk te maken en samen te bepalen wat het toekomstige proces nodig heeft.

WAT MERKT DE ASIELZOEKER HIER STRAKS VAN?

Het uiteindelijke doel is een proces waarin asielaanvragen zo efficiënt mogelijk kunnen worden behandeld en medewerkers beter worden ondersteund door hun ICT-systeem. Daarmee willen we ook bijdragen aan een duidelijker en klantvriendelijker proces voor mensen die een asielaanvraag hebben ingediend.

Voor mij maakt juist die combinatie deze opdracht interessant. Ik ben niet alleen bezig met procesmodellen of requirements voor een ICT-systeem. Ik werk mee aan de manier waarop de IND het behandelen van asielaanvragen in de toekomst wil organiseren. Het is mooi om daar als business analist, op het snijvlak van wetgeving, proces en ICT, een bijdrage aan te kunnen leveren.