Hoe kunnen organisaties zich sneller en beter aanpassen in een wereld die zich kenmerkt door een in hoog tempo toenemende openheid, complexiteit, dynamiek en verwevenheid?
Steeds vaker komen organisaties in de problemen omdat ontwikkelingen in de omgeving ineens een disruptieve impact op hen blijken te hebben, welke ze helemaal niet hebben voorzien. Nu zijn dergelijke ontwikkelingen niet altijd te goed te voorspellen, dat is nu eenmaal een belangrijk kenmerk van deze zogenaamde ‘zwarte zwanen’. Wat organisaties wél kunnen doen is zich beter hierop voorbereiden door in hun organisatie het vermogen te versterken om met dergelijke veranderingen om te gaan. Daardoor zullen zij zich sneller en beter kunnen aanpassen op de nieuwe werkelijkheid, wat het verschil kan betekenen tussen succesvol zijn of falen.
Abcouwer et al. (The Me, We, All Approach, 2022) ontwikkelden hiervoor de Adaptive Cycle of Resilience (ACoR), waarin de verschillende fasen van aanpassing worden geschetst en de belemmeringen en enablers die daarbij een rol spelen. Door je er als leiders en managers van bewust te zijn dat aanpassingsvermogen en de daarmee te bereiken veerkracht (resilience) een cruciale strategische factor is, kun je ervoor zorgen dat je deze kwaliteit in je organisatie als een structurele kerncompetentie organiseert en ontwikkelt.
In dit artikel duiken we in de kracht van ACoR en lichten we toe waarom informatiemanagement – het op alle niveaus in de organisatie voorzien in de informatiebehoeften – daarbij zo belangrijk is.
De Adaptive Cycle of Resilience (ACoR) – omgaan met dynamiek en complexiteit
ACoR bestaat uit een lemniscaat, waarbij de organisatie aanvankelijk in evenwicht verkeert (Equilibrium), maar dat evenwicht door externe ontwikkelingen wordt verstoord. Als de organisatie zich ervan bewust is dat er iets moet gebeuren, dan komt men in de fase (Challenge) waarin duidelijk wordt dat men met het bestaande businessmodel en instrumentarium niet meer uitkomt en op een creatieve wijze nieuwe opties verkend moeten gaan worden om met de (crisis)situatie om te gaan. In de daarop volgende fase (New Combinations) ontstaat er meestal een dominante coalitie die vanuit een nieuwe strategische visie een keuze maakt voor de veranderingen waarmee men zich wil aanpassen aan de nieuwe realiteit. Tenslotte volgt de fase waarin alle aandacht uitgaat naar het operationaliseren van de gekozen veranderingen (Operationalisation), waarbij de veranderingen met kracht moeten worden doorgevoerd en eventuele weerstanden moeten worden overwonnen. Uiteindelijk komt men dan in een nieuw evenwicht terecht dat afwijkt van het oude evenwicht, waarbij de balans met de omgeving is hersteld.
Figuur 1: Adaptive Cycle of Resilience (ACoR) (A.W. Abcouwer et al., The Me, We, All approach, 2022)
Omdat tegenwoordig verandering een constante is en de aard van veranderingen steeds vaker tot disruptie leidt, zal de organisatie deze cyclus steeds opnieuw doorlopen en zullen veranderingen op elkaar voortbouwen (zie figuur 2). En veelal zullen er tegelijkertijd meerdere van deze cycli naast elkaar doorlopen worden, waarmee de organisatie permanent op diverse gebieden in een verandermodus zit. De kunst wordt dan om de veranderingen steeds goed af te bakenen, aangesloten te houden op de andere ontwikkelingen en snel genoeg concreet resultaat te boeken zodat oponthoud van de ene verandering geen negatief domino-effect op andere veranderingen sorteert. Daarmee wordt continue verbetering bereikt, zonder dat alle verandertrajecten tot een onbeheersbare veranderchaos leiden.
Figuur 2: Resilience in de tijd (A.W. Abcouwer et al., The Me, We, All approach, 2022)
Er moet gezorgd worden dat elke verandercyclus vlot doorlopen wordt. Daartoe is het van belang om de fasen in de verandercyclus en de bijbehorende blokkades om naar een volgende fase door te schakelen goed te kennen. Het organiseren en ontwikkelen van aanpassingsvermogen als een structurele kerncompetentie betekent dat je vermogen organiseert om deze blokkades te voorkomen of snel te overwinnen (zie figuur 3). Dat betekent het strategisch kunnen scannen van de ontwikkelingen in de omgeving, het beschikbaar hebben van creativiteit en innovatievermogen om vernieuwingen te bedenken, de executiekracht en durf om de beste opties te kiezen en vernieuwingen daadwerkelijk te gaan implementeren en het beschikbaar hebben van het verandervermogen om de veranderingen goed te laten adopteren en stabiel te laten landen in de organisatie.
Figuur 3: Barrières en enablers bij de ACoR (A.W. Abcouwer et al., The Me, We, All approach, 2022)
De rol van informatiemanagement
Het opbouwen van deze kerncompetenties vraagt op om een specifieke informatiepositie. Deze betreft dan niet zozeer het functioneren of de efficiency van de bedrijfsprocessen, maar vooral ook informatie om de strategische kerncompetentie voor het organiseren en ontwikkelen van aanpassingsvermogen en veerkracht te helpen ontwikkelen en te kunnen ondersteunen, monitoren en besturen. Door juist ook in die tweede specifieke informatiebehoefte te voorzien, kan informatiemanagement de aanpassingscyclus van een organisatie helpen versterken.
Digitale transformatie staat niet voor niets in het middelpunt van de belangstelling. Digitale technologie biedt nieuwe mogelijkheden en kan niet alleen de bedrijfsvoering enorm helpen verbeteren en versnellen, maar ook nieuwe businessmodellen mogelijk maken. Het inzetten van digitale technologie vraagt dan ook om met Stafford Beer (Diagnosing the System for Organizations, 1985) te spreken om het zorgvuldig balanceren van ‘inside and now’ (vandaag de dingen goed doen) en ‘outside and then’ (zorgen voor aanpassing aan veranderende omstandigheden) om als organisatie levensvatbaar te blijven. Deze balans geeft richting aan de organisatie en daarmee ook aan de accenten die bij de digitale transformatie worden gelegd.
De rol van informatiemanagement bestaat dan dus uit vier zaken:
- Ondersteuning strategievorming (‘strategie’): Bestuurders de strategische informatiepositie bieden om de juiste balans te vinden tussen ‘nu’ en ‘straks’ en daarmee te ondersteunen dat adequaat richting kan worden gegeven aan de organisatie;
- Ondersteuning van de ACoR-processen (‘çhange’): De ‘kerncompetentie voor het organiseren en ontwikkelen van aanpassingsvermogen’ te helpen inrichten en ondersteunen met informatievoorziening (waarbij zaken als awareness sessies, innovatieprocessen, scenario-analyse, portfoliomanagement, implementatieplanning en adoptie voortdurend verder geprofessionaliseerd worden), zodat de organisatie het vermogen opbouwt om snel mee kunnen te bewegen met nieuwe ontwikkelingen;
- Inrichting van de bedrijfsprocessen (‘run’): De bestaande bedrijfsprocessen ondersteunen met de benodigde informatievoorziening zodat zij optimaal kunnen blijven functioneren;
- Ondersteunen van de communicatie, afstemming en besluitvorming over de veranderingen (‘governance’): zorgen dat interne en externe belanghebbenden geïnformeerd worden over en meegenomen worden in de veranderingen, dat besluitvorming plaatsvindt en dat daarover verantwoording wordt afgelegd.
| Voorbeeld Een welbekend en actueel voorbeeld is dat de geopolitieke situatie een bedreiging vormt voor Europa, de Europese defensieorganisaties zich versneld en gecoördineerd moeten aanpassen, ruimte- en dronetechnologie een steeds prominentere plaats inneemt, Europese inkoop-, innovatie-, samenwerkings-, gereedstellings- en oefenprocessen ingrijpend moeten veranderen en de steeds snellere veranderingen op het militaire slagveld ook vereisen dat deze processen ook in de toekomst voortdurend kunnen worden aangepast, waarbij de samenleving goed wordt meegenomen. Dit is niet alleen van belang voor de levensvatbaarheid van de Europese defensieorganisaties, maar uiteindelijk ook bepalend voor de levensvatbaarheid van Europa. |
Aanpassingsvermogen en de daarmee te bereiken strategische veerkracht, is dus niet iets wat in een organisatie ontstaat door maar allerlei verandertrajecten te starten en daar als organisatie veel geld, kennis, capaciteit en middelen tegenaan te gooien. De organisatie zal de structurele kerncompetentie voor het organiseren en ontwikkelen van aanpassingsvermogen moeten opbouwen om relevante ontwikkelingen in de omgeving zo vroeg mogelijk te zien aankomen en voorbereid te zijn om snel de juiste aanpassingen te kunnen bedenken, deze in samenhang met andere aanpassingen te kunnen prioriteren en vervolgens vlot door te kunnen voeren. Informatiemanagement speelt daarbij een cruciale rol om zowel richting van de organisatie, het bedenken van de vereiste aanpassingen, het inrichten van de aanpassingen als de communicatie, afstemming en besluitvorming daarover mogelijk te maken.
Vellekoop & Meesters
De adviseurs van Vellekoop & Meesters helpen opdrachtgevers met het analyseren en realiseren van oplossingen voor uitdagende organisatie-, innovatie- en informatievraagstukken. Met de inbreng van goed onderbouwde modellen zoals het ACoR-model (Abcouwer et al., 2022), helpen we opdrachtgevers om succesvol te zijn.