Met meer dan 30 jaar ervaring op het gebied van architectuur en analyse, mogen we inmiddels ook projectmanagement wel tot onze expertises rekenen. Ruim 30 jaar werken in programma’s en projecten heeft ons veel geleerd. Of we nu zelf de leiding hebben, of enkel als expert betrokken zijn, iedereen bij ons heeft met programma’s en projecten te maken. Daarom leek het ons een goed idee om tijdens een kennissessie op kantoor eenieder eens te vragen naar onze belangrijkste lessen bij projectmanagement.
Belangrijk vooraf: er is geen volgorde. Les 1 is niet belangrijker dan les 9 of andersom. De lessen zijn ook zeker niet uitputtend, er zijn er vast nog veel meer te noemen. Iedere les kan afzonderlijk worden toegepast. Of allemaal tegelijk natuurlijk, dan slaagt het project vast…
Les 1: weet wie je opdrachtgever is
Programma’s of projecten starten natuurlijk niet zomaar. Toch is vaak niet direct duidelijk wie de opdrachtgever is voor een bepaald project. Achterhaal dat. Weet waarom het project gestart is, of gaat starten. Een opdrachtgever op papier is niet genoeg. De rol moet ook echt worden ingevuld. Wie heeft het mandaat? Hoe is de governance ingericht? En de rol uitvoeren betekent o.a. richting geven, besluiten nemen, budget regelen of stakeholders informeren. Zonder actief opdrachtgeverschap blijft een project hangen.
Les 2: betrek mensen vroeg
Projecten slagen niet op papier, maar in de praktijk. Mensen willen meedenken. Niet alleen uitvoeren wat al bedacht is. Betrek ze dus vanaf het begin. Dan ontstaat eigenaarschap. Het geeft je ook de kans om weerstand in een vroeg stadium weg te nemen of bespreekbaar te maken. En zo voorkom je dat je later moet repareren wat je eerder had kunnen voorkomen. Maar let op, een valkuil kan zijn dat iedereen er iets van wil vinden. En dat betekent dat je goed moet weten wie de stakeholders zijn en kom je weer terug bij het mandaat van de opdrachtgever.
Les 3: bewaak de scope
Een project groeit snel. Nog een wens. Nog een idee. Voor je het weet, is het iets anders geworden dan toen je begon. Dat hoeft niet verkeerd te zijn, maar maak het expliciet. Iedere wijziging vraagt een besluit. Anders verlies je grip en loopt de oorspronkelijke opdracht helemaal mis. En misschien net zo belangrijk: zorg dat je doel helder is. Aan het begin wil je weten wanneer het af is. Daar kan je op sturen. En als je niet zelf de leiding hebt, vraag om duidelijke prioriteiten. Wat moet eerst? Wat kan wachten?
Les 4: zorg voor structuur en communicatie
Complexe projecten vragen om houvast. Een duidelijke structuur. Heldere afspraken. En communicatie die klopt – intern én extern. Niet te veel, maar precies genoeg. Zodat iedereen weet waar hij staat. Naast les 2, zorgt communicatie er ook voor dat mensen buiten het project weten hoe het ervoor staat en wat er gaat komen. Op deze manier kan je veranderingen al voorbereiden.
Les 5: maak baten zichtbaar
Waarom doen we dit ook alweer? Die vraag moet je blijven stellen. Breng de beoogde baten in beeld. En meet of ze ook worden gerealiseerd. Anders blijft het bij goede bedoelingen. En grijp in wanneer de baten niet meer gerealiseerd worden (of kunnen worden). Als de omstandigheden veranderen, kan dit de noodzaak voor het programma of project ook veranderen. Worden de baten behaald door het project zelf, of pas later in de beheerfase? En is het in beheernemen dan goed meegenomen in het project?
Les 6: kijk ook naar faalkosten
Niet alles gaat goed. Dat is geen probleem, zolang je het maar ziet aankomen. Maak faalkosten vooraf inzichtelijk. Dan kun je betere keuzes maken. En daarmee voorkom je verrassingen achteraf. Of zoals mijn dochter van 6 zegt: ‘Fouten maken moet’. Plan niet op de ‘happy flow’ alleen, maar bouw marge in om herstelwerkzaamheden uit te voeren, of in ICT-trajecten technische onvolkomenheden weg te werken.
Les 7: werk in stappen
Het hoeft niet in één keer perfect. Werk met tussenproducten. Laat zien waar je staat. Toets, leer en stel bij. Zo bouw je stap voor stap iets dat werkt. En aan zaken die je kan laten zien, waar mensen direct op kunnen reageren. Zo kan je bijsturen en blijven leren.
Les 8: breng het werk in kaart
Een project zonder structuur loopt vast. Een goede work breakdown helpt. Wat moet er gebeuren? Wie doet wat? En wanneer? Het klinkt simpel, maar hier gaat het vaak mis. Ook hier geldt: focus niet alleen op de ‘happy flow’. Waar zitten mogelijke uitdagingen en knelpunten in bijvoorbeeld de inzet van mensen? Door dit vroegtijdig te benoemen, voorkom je uitloop aan het eind van het traject.
Les 9: beloof niet te veel
Ambitie is goed. Maar overschat jezelf niet. Te veel beloven zorgt voor druk. En uiteindelijk voor teleurstelling. Liever realistisch en betrouwbaar, dan groots en onhaalbaar. Dus hou het klein, dat is wel zo fijn!
Les 10?
Projectmanagement is voor ons geen trucje. Het is een manier van werken. We duiken erin, stellen vragen en blijven betrokken tot het werkt. Niet omdat het moet, maar omdat we willen dat het klopt – in de praktijk. Deze lessen helpen ons daarbij. En elke opdracht leert ons weer iets nieuws. Zo worden we elke dag een beetje beter. Project voor project.