Business Analist bij het ministerie J&V

Caroliene Steltenpool

Adviseur bij Vellekoop & Meesters
In 2015 was de instroom van asielzoekers en nareizigers die zich in Nederland registreerde ruim twee keer zo groot als in 2014. In reactie op problemen die ontstonden in de verwerking van die instroom heeft het Ministerie van Justitie en Veiligheid in 2018 het programma ‘Flexibilisering asielketen’ opgestart. Dit programma richt zich op het beter kunnen omgaan met grote fluctuaties in de asielinstroom. Caroliene is als business analist verbonden aan het deelprogramma ‘Gemeenschappelijke planning asiel’. Daarnaast is zij ook onderdeel van het team Ketenprocessen dat ondersteuning biedt aan de Adviesgroep Ketenprocessen en -informatie. “Ik kijk in beide functies vooral naar het proces, de benodigde of beschikbare informatie en de samenhang tussen processen, informatie en context. Mijn ervaring met keteninformatieseringsvraagstukken komt hier goed van pas.”

De ‘kleine keten’, ‘grote keten’ en
‘partners van de keten’

Er zijn veel verschillende partijen bij de asielketen betrokken. Zóveel zelfs, dat er onderscheid wordt gemaakt in drie gradaties. Wanneer gesproken wordt over ‘de kleine keten’, dan heeft men het over de kern; de Immigratie en NaturalisatieDienst (IND), het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V).
Deze partijen staan geheel in dienst van de vreemdelingenketen. Bij de ‘grote keten’ zijn daarnaast ook de Nationale politie, de Koninklijke Marechaussee, Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en het Ministerie van Buitenlandse Zaken betrokken, die elk slechts deels deel uitmaken van de vreemdelingenketen. Bij ‘partners van de keten’ kan gedacht worden aan de rechtspraak, gemeenten en vluchtelingenwerk. Caroliene heeft veel contact met de verschillende partijen. “Vanuit het team Ketenprocessen dragen we bij aan de analyse van de onderlinge uitwisseling van informatie ten behoeve van (de optimalisatie van) primaire processen binnen de vreemdelingenketen. Digitalisering met gebruik van centrale ketenvoorzieningen voor de uitwisseling van de data is daarbij vaak kern van het advies. Met wie ik uiteindelijk aan tafel zit is afhankelijk van het stuk van het proces waarop we inzoomen.” Het is in zulke situaties belangrijk om verschillende organisatie- en ketenbelangen inzichtelijk te kunnen maken.

Beleidsmakers ondersteunen met een simulatiemodel

Het deelprogramma ‘gemeenschappelijke planning asiel’ is erop gericht de keten instrumenten te bieden om een optimale doorstroom in het asielproces te realiseren:
Daarvoor moet je het proces in kaart brengen en de juiste getallen verzamelen. “Wanneer de DT&V gaat opschalen en versneld mensen laat vertrekken, dan is het handig als het COA dat weet. Daar komen dan bedden vrij, terwijl zij wellicht juist medewerkers en extra locaties aan het regelen zijn.” Het is een complex systeem van radars, waar elke aanpassing een effect heeft op de andere schakels in de keten. Met behulp van het simulatiemodel wil Caroliene dit geheel inzichtelijk maken en beleidsmakers ondersteunen in hun keuzes: “Als we dit beleid gaan voeren, wat is dan het te verwachten effect? Waar zitten of ontstaan bottlenecks in de doorlooptijden voor de migrant? Hoeveel en welke resources zijn nodig voor de doorstroming in de keten?”

In de schijnwerpers

Berichten over asielzoekers en de organisaties uit de asielketen vormen dikwijls het onderwerp van de krantenkoppen. Veel van deze artikelen gaan over capaciteitsvraagstukken. Bijdragen aan het terugdringen van deze kwesties is wat het werk voor Caroliene zo boeiend maakt: “Ik vind het belangrijk inzicht te bieden in afhankelijkheden die er wel blijken te zijn, maar niet inzichtelijk waren. Daar kunnen we dan efficiënter op inspelen en de wachttijd voor de migrant verkorten.”

Persoonlijke impact

Als business analist kijkt Caroliene niet alleen vanuit de organisatie, maar ook juist vanuit de ‘klanten’, in dit geval de migranten. Daardoor ervaart zij soms ook intrinsieke ethische discussies met zichzelf.
Je bent het persoonlijk niet altijd eens met beslissingen die genomen worden. Je kent natuurlijk ook niet alle details, maar je ziet het schrijnende van de situatie. Ik werk eraan dat het proces efficiënter wordt; mijn bijdrage is dus dat de migrant zo snel mogelijk een antwoord en zekerheid krijgt. Of het de juiste keuze is, daar ga ik niet over. Dat moet je dus ook naast je neer kunnen leggen.