Project gemeente Amsterdam

Drewes Tebbes

Adviseur bij Vellekoop & Meesters
Drewes werkt als business- en informatieanalist bij het datateam Werk Participatie en Inkomen (WPI) bij de Gemeente Amsterdam. Het datateam WPI is apart opgezet om een brugfunctie te vervullen tussen de business en informatievoorziening (IV). Vanuit het datateam is hij gedetacheerd naar het startproces om dit proces in kaart te brengen en de management- en stuurinformatie hierop te verbeteren.

Wat is dat, het startproces?

Het startproces omvat de eerste 6 tot 12 maanden van een Amsterdammer die een uitkering aanvraagt. Hierin wordt niet gewacht tot het besluit of je wel/geen recht hebt op een uitkering (wat tot 8 weken mag duren) maar beginnen we gelijk met het (intensief) begeleiden van de Amsterdammer naar betaald werk.

Waar draait het om bij het project?

In eerste instantie gaat het om het helder vastleggen van de processen die binnen het startproces vallen. Hierdoor ontstaat er duidelijkheid voor de medewerkers zodat zij weten wie wat wanneer doet. Ook wordt het voor de Amsterdammer duidelijker waar die aan toe is. Daarnaast zorg ik voor een verbetering van de management- en stuurinformatie zodat de gemeente hun processen continu kan blijven verbeteren.

Met ingang van de coronacrisis is mijn opdracht alleen maar relevanter geworden, aangezien men grote behoefte heeft aan inzicht in de kwaliteit van de dienstverlening voor mensen zonder werk.

Wie zijn belangrijk bij het verlenen van uitkeringen?

Veel burgers hebben te maken met verschillende problemen tegelijk. Sommigen kunnen bijvoorbeeld niet werken omdat zij druk bezig zijn als mantelzorger. Ook combinaties met arbeidsongeschiktheid of schuldenproblematiek zien we vaak voorbijkomen. In zulke gevallen kunnen buurtteams deze burger goed ondersteunen. Zij hebben een meer holistische benadering om de burger echt centraal te stellen. In samenwerking met die buurtteams willen we ervoor zorgen dat de klant niet overbelast raakt, en optimaal geholpen wordt.

Voordat deze mensen aan het werk kunnen moeten er eerst andere problemen worden opgelost, die momenteel de gang naar werk belemmeren. Ook met deze mensen moeten we rekening houden binnen ons proces.

Maakt dat de processen niet enorm ingewikkeld?

Eigenlijk niet, zodra we in het begin merken dat het iemand is met meervoudige problemen dan valt het regie bij het buurtteam te liggen. Bij de intake kijken we gelijk of er sprake is van extra zorg- en hulpvraag waar we gelijk op willen handelen.

Vorig jaar werden burgers nog ingedeeld in bepaalde categorieën (tredes) op basis van hun afstand tot de arbeidsmarkt. Vorig jaar is de Gemeente Amsterdam tredeloos gaan werken waarmee de medewerkers te maken krijgen met burgers die verschillende begeleiding nodig hebben. Hierbij blijft het proces gelijk, maar kan de inhoud heel sterk verschillen. Toch moet hier een bepaalde uniformiteit in zijn om de professional houvast te geven. Door meer datagedreven te werken wil de gemeente de professional zo veel mogelijk ondersteunen.

Is het ingewikkeld om mensen te overtuigen van het datagedreven werken?

Het meest lastige hierin is een bepaalde starheid van mensen. “We werken altijd al zo, en het gaat goed, waarom zouden we moeten veranderen?”
“We werken altijd al zo, en het gaat goed, waarom zouden we moeten veranderen?”
In deze gevallen probeer ik mensen te laten zien dat ze het hiervoor niet fout deden. Maar dat we het met de inzichten van nu het in de toekomst beter kunnen doen. Op dit moment worden heel veel besluiten gemaakt op basis van inzicht en ervaring van de medewerker. Deze ervaringen en inzichten willen we concreet maken met data, zodat we op basis hiervan de dienstverlening kunnen verbeteren.

Bijvoorbeeld: wanneer we zien dat voor de doelgroep jongeren in een bepaald stadsdeel een instrument heel effectief is, dan kunnen we de medewerker vanuit de data de suggestie geven om deze in te zetten. De medewerker blijft aan de leiding, maar wordt ondersteund door de data.

Wat is jouw rol binnen de managementdashboards?

Ik help de business met bepalen hoe de dashboards ingericht moeten worden. Hiermee vervul ik een brugfunctie tussen de business en de BI-afdeling. Mijn doel is om het management inzicht te geven in het proces en verbeterpunten te kunnen identificeren.

En wat voor producten lever je dan op?

Momenteel heb ik twee soorten producten opgeleverd zijnde verschillende procesplaten incl. beschrijvingen en de dashboards. Daarnaast heb ik ook nog een bijdrage geleverd aan verschillende analyses over de instrumenten, kwaliteit van onze data en het opkomende standsbrede gegevensmodel.

Doe je dat helemaal alleen?

“Ik ben de enige businessanalist die zich met het startproces bezighoudt. Echter werk ik onder andere samen met ongeveer 15 mensen om dit allemaal goed in kaart te brengen. Daarnaast schakel ik met andere analisten verspreid door het sociale domein. Op die manier willen we ons werk naar een hoger niveau tillen en dubbel werk voorkomen. Binnen heel WPI zijn denk ik ongeveer 400 mensen werkzaam maar het zou mij niks verbazen wanneer dat er meer zijn.

Hoe zit het met je rol bij het stadsbrede datamodel?

Momenteel wordt gekeken naar de governance van het stadsbrede datamodel. Vanuit mijn informatiekundige kennis ondersteun ik de informatievoorzieningstak ‘sociaal’ om een voorbeeld neer te zetten voor de gehele stad. Hopelijk kan ik binnenkort de linking-pin zijn tussen WPI en de informatiearchitectuur. Zo kan ik de medewerkers ondersteunen die het gegevensmodel later moeten onderhouden en uitbreiden en toch de kaders van de architectuur bewaken. Op die manier hoop ik als adviseur een duurzame bijdrage te leveren.

Wat heb je geleerd van het project?

Het is een matrix-organisatie over drie assen: met een lijnorganisatie en twee projectenorganisaties door elkaar heen, een soort kubus-organisatie. Hierin leer je om complexe organisaties beter te doorgronden, het verenigen van verschillende belangen is hierbij heel belangrijk.

Wat was een bijzonder moment in het project?

Dat het is niet handig om met een vergadering vol Amsterdammers (inclusief handhaving) te beginnen over het gemeente-telefoonnummer 14-010. Gelukkig werd dit met een goede dosis humor ontvangen en konden ze het hebben.

In de schijnwerpers

Hierbij een voorbeeld dat de arbeidsparticipatie beïnvloed kan worden door maatschappelijke ontwikkelingen en actualiteiten. In dit geval heeft de coronacrisis gezorgd voor een versnelde instroom naar en vertraagde uitstroom uit de bijstand.